给每一份文件，留一个找得到的位置。
整理文件的目标不是让文件夹看起来空空如也，而是在需要时，用最少的判断找到正确的版本。先把规则缩小到一个文件夹，再逐步扩展，比一次整理整台电脑更容易坚持。
先整理一个入口
选择下载文件夹或桌面作为起点。把正在使用的文件移到“进行中”，需要留存的移到“资料”，已完成的移到“归档”。暂时无法判断的放进“待整理”，不要为了追求整齐直接删除。
“待整理”只是临时入口，不是永久仓库。给它安排一个固定检查时间，例如每周五收尾前的十分钟。先处理最容易判断的文件，遇到需要确认的资料就记录原因。
按工作场景建目录
目录的第一层最好回答“这份文件用来做什么”，而不只是“这是什么格式”。例如用“旅行计划”“学习笔记”“家庭设备”，比把所有 PDF、图片和表格分别堆在一起更容易回忆。
可以在具体项目内使用“参考资料 / 工作文件 / 最终交付”三层结构。层级不需要复杂：当每次存文件都要连续打开许多文件夹时，通常说明分类过细。
让文件名包含可识别的信息
采用“日期_主题_版本”的命名方式，例如“2026-09-07_旅行行程_v02.pdf”。日期用年月日排序，主题用你未来会搜索的词，版本只在内容确有变化时递增。
避免“最终版2”“最新最终版”等名称。多人协作时在项目说明中明确哪一份是交付版本；不要仅靠文件名猜测，也不要覆盖别人正在编辑的文件。
归档之前，先检查
打开准备保留的最终文件，确认能读取、附件完整、版本正确。对重要资料先完成备份，再考虑清理冗余副本。文件大小相同或名称相似，都不能单独证明它们是重复文件。
整理结束后做一次小测试：不借助最近使用记录，尝试找到一份常用文件。如果仍然要反复猜目录，调整分类名称，而不是继续增加层级。
动手试一试
这份清单仅供本次阅读使用，勾选状态不会上传或保存。